يتعدى تأثير سياق التحول الرقمي للمنشآت على الجوانب الخارجية للإدارة بما في ذلك التفاعل مع العملاء، ويمتد إلى الجوانب الداخلية حيث يُستخدم التحول الرقمي لتحسين إدارة الموظفين، وبشكل خاص تسجيل حضور وانصراف الموظفين.
وهذا التوجه الحديث يشير إلى السبب وراء تبني هذا النهج من قبل المؤسسات المتطورة التي تركز على التخطيط للمستقبل. فإذا كنت تبحث عن بديل لأجهزة البصمة التقليدية، والانتقال الي أنظمة الحضور والأنصراف الذكية التي تدعم ألية التحول الرقمي وتحقق أتمتة الأعمال بشكل أفضل يجب عليك البحث عن مجموعة معينة من الميزات التي ينبغي أن يتوفر بها نظام الحضور والانصراف الخاص بمنشأتك. ولكن أولاً، دعنا نقوم بتعريف معنى نظام الحضور والانصراف.
ما هي أنظمة الحضور والانصراف؟
نظام الحضور والانصراف للموظفين هو نظام يُستخدم في إدارة وتسجيل أوقات حضور وانصراف الموظفين في أي منظمة أو شركة. وهذا النظام يهدف إلى تسهيل وتبسيط عملية تتبع وتسجيل ساعات العمل للموظفين، وبالتالي تحليل أدائههم بشكل دوري وتحقيق المزيد من الكفاءة في إدارة الوقت وحساب الرواتب.
فعادة تتكون أنظمة الحضور والانصراف من أجهزة بصمة تقليدية ونظام أو برنامج يستخدم لإدارة سجلات الحضور والانصراف.
فبرنامج الحضور والانصراف التقليدي السابق لديه عدة سقطات ومشكلات تعيق تحقيق الأهداف المرجوة منه، فهناك بعض المشاكل التالية وليس للحصر كالآتي:
- إتاحة الفرصة للموظفين لتسجيل الحضور نيابة عن بعضهم البعض أي بمعنى تزييف حضور زملاء العمل.
- مشكلات سرقة الوقت وأخذ فترات استراحة أطول من فترات الاستراحة المحددة.
- صعوبة التركيب المعقد لأجهزة البصمة الذي يستغرق الوقت والجهد ويحتاج للصيانة بشكل دوري.
- صعوبة ربط أنظمة البصمة ببعضها البعض في حالة وجود فروع أو مواقع عمل متعددة.
- عدم المقدرة على مراقبة الحضور والانصراف لفرق العمل العاملة عن بعد.
- وجود تكاليف إضافية في حالة تغيير مقار العمل.
- صعوبة في الحصول علي التقارير الفورية من أي موقع وفي أي مكان.
- صعوبة إثبات الحضور للموظفين في حالة أن هناك عدد كبير من الموظفين بالشركة او المؤسسة مما يؤدي إلى أوقات انتظار طويلة.
- نشر العدوي نتيجة التكدس والملامسه لأجهزة البصمه التقليدية من شخص لآخر.
لذلك ، لا تعد هذه البرامج التقليدية آمنة أو موثوقة نظرًا لوجود العديد من الحالات التي يمكن فيها لزملاء العمل تزييف حضورهم بدون تواجد فعلي، أو تسجيل الحضور بالوكالة لشخص لم يصل حتى إلى مكان العمل، وبالتالي إعداد تقارير خاطئة واحتساب أجور غير دقيقة وزيادة التكلفة الواقعة على مؤسسات العمل.
فمن أجل هذا صُممت أنظمة الحضور والانصراف الذكية مثل جيو-ان-تايم حتى تتم معالجة هذه القضايا بشكل أساسي.
لذا، عند البحث عن نظام أو برنامج حضور وانصراف، ما هي الميزات التي يجب التأكد من توافرها؟ لنتعرف على ذلك سويًا!
أهم ميزات نظام حضور وانصراف الموظفين التي يجب توافرها:
● تسجيل الحضور والانصراف بشكل مرن:
هي الميزة البديهية الأولى الأكثر أهمية التي يجب أن يتضمنها نظام الحضور والانصراف بالبصمة، بحيث يسمح للموظفين تسجيل موعد الحضور والانصراف بالإضافة إلى أوقات الاستراحة بشكل تلقائي وآلي، سهل وبسيط، كما يضمن عدم وقوع أخطاء وبالطريقة المناسبة للشركة، من بينها على سبيل المثال تسجيل الحضور ببصمة الوجه أو الإصبع.
كما هو الحال في نظام حضور الموظفين جيو-ان-تايم، على نظام الحضور والانصراف الخاص بك تحديد بشكل تلقائي كل من لم يسجل حضوره لليوم على أنه “غائب” بشكل تلقائي، و في حال نسيان الموظف تسجيل حضوره؛ يجب أن يسمح النظام أيضا بضبط إدخالات الحضور يدويًا بعد موافقة مدير فريق العمل.
نظام الحضور والانصراف جيو-ان-تايم يمكن موظفيك من تسجيل الحضور عن طريق بصمة الإصبع وبصمة الوجه باستخدام جوالة واحد فقط وذلك لضمان وجود الموظفين بشكل فعلي في موقع العمل عند تسجيل الحضور والانصراف وتجنب تزييف الحضور.
من خلال نظام الحضور والانصراف للموظفين جيو-ان-تايم، ستتمكن من مقارنة أنماط الحضور الفعلية بأنماط الحضور المتوقعة، بحيث تطلع منشأتك على اتجاهات الغياب ويتسنى لها التحرك الفوري لمعالجة أي فجوة ملحوظة.
● توافر جداول زمنية وخطط عمل مخصصة:
يتجاوز نظام الحضور والانصراف للموظفين وظيفته الأساسية المتمثلة في متابعة الالتزام بمواعيد الحضور والانصراف، بحيث يتيح أيضا إنشاء جداول زمنية متعددة للموظفين حسب احتياجات منشأتك.
تسمح الجداول الزمنية للموظفين وجدولة إدارة المشاريع بتحديد الوقت الذي يقضيه موظفيك في الدوام أثناء العمل على مشاريع ومهام مختلفة، بحيث يتمكن مدير الفريق من الاطلاع على التقدم المحرز بسهولة.
مثلاً في نظام حضور ذكي جيو-ان-تايم، يمكنك إنشاء خطط عمل مختلفة لمكتب واحد أو عدة مكاتب اعتمادًا على طبيعة العمل والجدول الزمني وفترات الاستراحة.
كما ستتمكن من تحديد العطلات الرسمية بالتفصيل لفروع مكاتب العمل المحلية والدولية، بحيث يتمكن الموظفين في الفروع المختلفة رؤية أجندة العطلات الخاصة بهم مع توافر تنبيهات وإشعارات عند وجود أي تحديثات.
أما بالنسبة لإدارة الإجازات ، يمكن للموظف تقديم طلب مسبق للحصول على إجازة بشكل مباشر من خلال تطبيق الهاتف الخاص بنظام الحضور بجيو-ان-تايم، مما يتيح لك تتبع جميع أنواع الإجازات بسهولة ويتيح لك الموافقة أو رفض كافة طلبات الإجازة وأنواع الغياب المختلفة مع إبداء السبب عند الحاجة.
● عدم الحاجة للصيانة بشكل دوري:
تتوفر العديد من أنظمة تسجيل الوقت والحضور ولكن أغلبهم يحتاجون للصيانة الدورية نظرًا لاعتمادهم على أجهزة البصمة كجزء أساسي من النظام. لتجنب مشكلات الصيانة الدورية وما يصاحبها من استهلاك للجهد والمال، من الأفضل اختيار نظام حضور سحابي لا يحتاج إلى التثبيت المعقد.
فمثلاً جيو-ان-تايم هو حل حضور سحابي آمن يقوم بتسجيل البيانات في الوقت الفعلي، سهل التثبيت والتحكم، فلا يحتاج موظفيك إلا لهاتف فقط لتسجيل الحضور.
يعمل نظام الحضور جيو-ان-تايم بتقنية ال GPS وتقنية البلوتوث التي تتمثل في جهاز مستشعر الموقع GeoInTime Locator- بديل جهاز البصمة التقليدي – وهو جهاز لاسلكي صغير الحجم، سهل النقل، يعمل بالبطارية، ويمكن استخدامه لتتبع حضور الموظفين كما يمكن تثبيته في أي مكان، مزود بأغلفة مقاومة للماء لتسهيل تثبيته في الأماكن المفتوحة ولا يحتاج للصيانة الدورية.
● التحكم في تسجيل الحضور ضمن نطاق جغرافي معين:
من الضروري أي يتيح نظام الحضور التسجيل ضمن النطاق الجغرافي عندما يتواجد الموظف منطقة جغرافية معينة تحددها الشركة، أما إذا كان الموظف خارج هذا النطاق وحاول تسجيل حضوره، لا يتم تسجيل حضوره.
على سبيل المثال، من خلال حل الحضور الذكي جيو-ان-تايم يمكنك تعيين أعضاء الفريق في نطاقات محددة جغرافيًا Green Zones؛ وهي نطاقات محددة خارج المواقع الجغرافية المعتمدة لا يستطيع أعضاء الفريق تسجيل الحضور والانصراف من داخلها.
تكمن أهمية هذه الطريقة من طرق تسجيل الحضور والانصراف في أنها تحول دون تزييف الموظف وقت حضوره وانصرافه، وذلك من أجل تحقيق عمل مرن ومثمر.
● التقارير والتحديثات الفورية:
تحتاج الإدارة في المنشآت العملاقة إلى تقارير كاشفة لمتابعة مجريات الأمور في حضور وانصراف الموظفين دون الحاجة إلى عدد لا نهائي من الجداول والأرقام. لذلك ينبغي أن يتضمن نظام الحضور والانصراف ميزة التقارير الجاهزة التي تساعد إدارة الموظفين بدون خطأ.
يوفر حل الحضور جيو-ان-تايم رؤية مفصلة لعادات حضور موظفيك، مما يسمح لك بمعرفة من يعمل لساعات إضافية أو أكثر، حتى تساعدك هذه المعلومات على تعزيز إدارة القوى العاملة وزيادة الإنتاجية داخل شركتك.
يشتمل نظام جيو-ان-تايم على ميزة التحديث الفوري للبيانات لإبقاء المديرين باطلاع على ما يحدث وما هو مطلوب، ولكي يتيح لهم اكتشاف مشكلات الحضور التي تقع مع الأفراد أو الفرق أو الشركة ككل سريعا والعمل على حلها .
كما يتيح لك ملخصًا لساعات العمل المدفوعة، وحالات الغياب، وساعات العمل الإضافية لفترات بعينها، حتى تتمكن من إنشاء تقاريرك الخاصة بسرعة، ويمكنك من تصدير الجداول الزمنية الخاصة بك إلى Excel أو CSV أو برنامج كشوف المرتبات لتسهيل إدارة بياناتك.
إذا كنت في حالة بحث عن أفضل نظام حضور وانصراف لموظفيك، فلا تتردد في تجربة نظام جيو-ان-تايم بشكل مجاني لمدة 14 يوم من هنا.
