الشهر: سبتمبر 2023

يعتبر نظام الحضور والانصراف من الأدوات المهمة في إدارة الشركات والمؤسسات ومنظومات العمل، إذ يستخدم لتتبع حضور وانصراف الموظفين والعمال ومتابعة أدائهم وإدارة الأجور والرواتب في الموارد البشرية.

وبالرغم من التطور التكنولوجي الهائل الذي شهدته العالم خلال العقود الأخيرة، والذي شمل جميع المجالات والقطاعات، لا يزال الكثير من الشركات والمؤسسات يستخدمون أنظمة الحضور التقليدية في إدارة الحضور والغياب لموظفيهم.

يتكون نظام متابعة حضور الموظفين التقليدي من عدة عناصر، أبرزها دفاتر الحضور التي يقوم الموظفون بتوقيعها عند وصولهم إلى المكتب أو مغادرته، بجانب أجهزة الحضور التقليدية مثل جهاز بصمة الحضور والانصراف والبطاقات المميكنة.

وعلى الرغم من توافر نظام الحضور والانصراف الذكي لإدارة شئون الموظفين، لا تزال العديد من الشركات والمؤسسات تستخدم برنامج الحضور والانصراف التقليدي، وذلك لأسباب عدة، منها:

1. تكلفة النظام: فمن الممكن أن يكون تكلفة نظم الحضور التقليدية أقل  تكلفة من تكلفة أنظمة الحضور والانصراف الذكية التي تستخدم التقنيات الحديثة مثل نظام البصمة (بصمة الإصبع) والتعرف على الوجه (بصمة الوجه) وغيرها.
2. سهولة الاستخدام: فنظم الحضور التقليدية على الرغم من كونها غير دقيقة إلا أنها سهلة الاستخدام، ولا تتطلب الكثير من الجهد والشرح المعقد في إدارتها، كما أنها لا تتطلب التدريب المسبق للموظفين.
3. الاعتياد على النظام: فالكثير من الشركات والمؤسسات يستخدمون برنامج تسجيل حضور وانصراف الموظفين التقليدي منذ سنوات عديدة، مما يدفعهم إلى الظن أنه من الصعب عليهم تغيير هذه الأنظمة، وأن هذا التغيير قد يتطلب ذلك جهدًا كبيرًا وتدريبًا جديدًا للموظفين.

ومع ذلك، فإن هناك عددًا من العيوب المرتبطة بأنظمة الحضور التقليدية، والتي تجعلها غير فعالة وقد تسبب بعض المشاكل في إدارة المؤسسات، ومنها:

1. عدم عرض الوقت الفعلي للحضور: نظام تسجيل حضور وانصراف الموظفين التقليدي لا يتيح تتبع الموظفين في الوقت الفعلي. وبدلاً من ذلك، يتم تسجيل الوقت بشكل يدوي أو باستخدام جهاز البصمة أو جهاز قارئ البطاقة المميكنة، ويتم حفظ هذه البيانات في جداول الحضور. وهذا يعني أن الموظفين لا يستطيعون التأكد من مدة وجودهم في العمل بشكل دقيق، مما يؤدي إلى تعقيد عملية حساب الرواتب والإجازات والمكافآت.
2. احتمالية حدوث خطأ بشري: يتطلب نظام تسجيل الحضور التقليدي العمل اليدوي أو استخدام جهاز البصمة، وهذا يعني أن هناك احتمالية للخطأ البشري وعدم الدقة في تسجيل البيانات. وقد يؤدي هذا الخطأ إلى إعداد الرواتب بشكل غير دقيق، مما يؤثر سلبًا على مصداقية المنظومة وثقة الموظفين فيها.
3. التكلفة العالية: على الرغم من أنه يعتقد البعض أن تكلفة أنظمة الحضور والانصراف الذكية باهظة الثمن ، إلا أنه تعتبر أنظمة الحضور التقليدية ذات تكلفة عالية، حيث يجب شراء الأجهزة والبرامج اللازمة لتشغيلها. كما يتطلب تشغيل هذه الأنظمة توظيف عمال إضافيين للقيام بالمهام اللازمة لتشغيلها، وهو ما يزيد من تكاليف النظام.
4. تسجيل الحضور بشكل غير سلس:  يتطلب تشغيل نظام الحضور والانصراف التقليدي وقتًا طويلاً لإدخال البيانات والتحقق منها، مما يؤدي إلى بطء في عملية تسجيل الحضور والانصراف، وقد يزداد الأمر سوءا في حالة كان عدد الموظفين كبير في الشركة مما يؤثر على الإنتاجية والكفاءة.
5. السرية والخصوصية: تعتبر السرية والخصوصية من أهم القضايا التي يجب مراعاتها في أي نظام حضور وانصراف، ولكن أنظمة الحضور التقليدية تحتوى على بعض المشاكل في هذا الصدد. فمن المعتاد استخدام دفاتر الحضور الورقية، والتي يقوم الموظفون بتوقيعها يدويًا في كل مرة يدخلون فيها أو يخرجون من العمل. وهذا يعني أن الشركات والمؤسسات تحتفظ بسجلات وورقيات تتضمن بيانات شخصية للموظفين، والتي يمكن أن تتم مشاركتها أو الاطلاع عليها بطريقة غير قانونية أو غير مرغوب فيها.
6. الاختراق والسرقة: يعتبر نظام الحضور والانصراف التقليدي عرضة للهجمات الإلكترونية، حيث يمكن للمتسللين الوصول إلى البيانات وتغييرها أو حذفها عن طريق القرصنة والسرقة. كما أنه من الممكن أن يتم سرقة جهاز البصمة أو جهاز قراءة البطاقات الذكية، وهذا يؤدي إلى تعطيل النظام بشكل كامل.
7. الاستخدام غير المريح: قد يشعر بعض الموظفين أو العمال بالضيق عند استخدام نظام الحضور والانصراف التقليدي، خاصة إذا كان يتطلب التوقيع يدويًا أو استخدام جهاز البصمة التقليدي أو البطاقة الذكية المميكنة. كما قد تتعرض هذه الأجهزة للتلف بسهولة في حالة استخدامها بطريقة غير صحيحة من قبل الموظفين.
8. تزييف حضور الزميل: فقد يقوم الموظفون بتزوير سجلات الحضور عن طريق توقيع دفاتر الحضور بدلاً من زملائهم المتغيبين، أو عن طريق إدخال بيانات كاذبة في أنظمة الحضور الآلية. ومن هنا، تنشأ مشكلة حقيقية في إدارة الحضور والانصراف، حيث يتم تسجيل حضور الموظفين المتغيبين، ويعد هذا الأمر غير عادل تجاه الموظفين الآخرين الذين يلتزمون بالحضور في مواعيدهم المحددة. وبالإضافة إلى ذلك، فإن تزوير سجلات الحضور يؤدي إلى خسارة الموارد والجهد المالي والبشري، حيث تتكبد الشركات والمؤسسات خسائر كبيرة في حالات تزييف حضور الزميل، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية والجودة في العمل، وبالتالي حدوث تأثير سلبي على نجاح الشركة.
9. عدم الكفاءة للفرق العاملة عن بعد: حيث يصعب على أصحاب العمل تتبع الحضور والانصراف للفرق العاملة عن بعد سواء من المنزل أو من خارج المكتب أو في مواقع الإنشاءات، مما يسبب عدم كفاءة في الإنتاجية وتأثير سلبي على الأداء العام للشركة.
10. تهديد سلامة بيئة العمل: يعتبر انتشار الجراثيم من بين العيوب الرئيسية لاستخدام نظام الحضور التقليدي في الشركات، حيث يعتمد هذا النظام على استخدام أجهزة البصمة أو الكروت الذكية التي يتم لمسها بشكل مباشر من قبل الموظفين لتسجيل حضورهم. ومع انتشار الأمراض المعدية والفيروسات، أصبحت هذه الطريقة غير آمنة، حيث يمكن للجراثيم والفيروسات الانتقال بسهولة بين الموظفين عند لمس الأجهزة الذكية المشتركة. وهذا يزيد من خطر انتشار الأمراض في بيئة العمل، وبالتالي يؤثر سلباً على الصحة والسلامة المهنية للعاملين.